1. Inleiding.
PHONOTECH BVBA, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 4890 THIMISTER-CLERMONT, Rue des Waides, 8 en geïdentificeerd bij de ECB onder het nummer 0472.982.490, hecht in haar hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking (hierna genoemd "PHONOTECH") veel belang aan de bescherming van uw gegevens en aan de eerbiediging van uw privé-leven.

Het doel van dit gegevensbeschermingsbeleid is uit te leggen hoe PHONOTECH persoonsgegevens (hierna te noemen "persoonsgegevens") met betrekking tot haar klanten, natuurlijke personen, en iedere natuurlijke persoon die met haar in contact staat, verzamelt, gebruikt en opslaat, met inbegrip van potentiële klanten, vertegenwoordigers of garanten van onze klanten, natuurlijke personen of rechtspersonen (bijv. bedrijfsleiders, agenten, wettelijke vertegenwoordigers, andere contactpersonen), onze leveranciers, partners, etc. (hierna te noemen "U"). (hierna "u" genoemd).

Onder "persoonsgegevens" verstaat PHONOTECH alle informatie die U direct of indirect identificeert als een natuurlijke persoon.

Gegevensverwerking" verwijst naar elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot uw persoonsgegevens. Het begrip verwerking omvat onder meer alle aspecten van het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken of wijzigen, uittreksel, raadplegen, gebruiken, mededelen door middel van verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen of met elkaar in verband brengen, alsmede het archiveren, uitwissen of vernietigen van deze persoonsgegevens.

PHONOTECH, als verantwoordelijke voor de verwerking, bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt, de gebruikte middelen en alle kenmerken van de verwerking, zoals uiteengezet in dit beleid. PHONOTECH is uw contactpersoon en is verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving betreffende uw gegevens bij de toezichthoudende autoriteiten.

Indien U in contact staat met PHONOTECH via een rechtspersoon, gelieve dan te noteren dat PHONOTECH een kopie van dit beleid ter beschikking stelt aan de rechtspersoon en deze verzoekt om het onder de aandacht te brengen van elke persoon die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens door PHONOTECH.

PHONOTECH verwerkt uw gegevens op transparante wijze en in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy, waaronder de "GDPR" (Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
PHONOTECH verzamelt persoonsgegevens wanneer U contact met ons opneemt per e-mail, post of via het contactformulier op onze website, tijdens een ontmoeting met ons team met het oog op de ondertekening van een contract, in het kader van de uitvoering van de diensten die op basis van een contract zijn overeengekomen of tijdens een telefoontje naar onze supportteams.

PHONOTECH verzamelt en gebruikt alleen de persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn voor onze activiteiten en die ons in staat stellen U gepersonaliseerde diensten en producten van hoge kwaliteit aan te bieden.

Wij verzamelen en verwerken verschillende categorieën persoonsgegevens, waaronder :

Identificatiegegevens: bv. naam, voornaam, geboortedatum.
Contactgegevens: bv. postadres, e-mailadres, telefoonnummer.
Boekhoudkundige en financiële gegevens: bv. bankrekeningnummer, BTW-nummer.
Wij verzamelen of verwerken in geen geval gevoelige gegevens.

Sommige van de persoonsgegevens die wij van u verzamelen, hebben wij nodig om onze contractuele verplichtingen jegens u te kunnen nakomen. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht bepaalde informatie te verzamelen. Afhankelijk van het soort persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor wij deze verwerken, kunnen wij, indien u weigert deze aan ons te verstrekken, onze contractuele verplichtingen niet nakomen of, in extreme gevallen, onze relatie met u niet voortzetten.

3. Waarom en op welke basis gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

a. Om ons in staat te stellen uw verzoek te verwerken (toestemming).

Wij gebruiken uw persoonsgegevens wanneer U contact met ons opneemt om vragen te stellen (bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website) over onze producten of diensten of om informatie te verkrijgen, hetzij om:

U informatie te verschaffen over onze diensten en producten;

Ik breng u in contact met de juiste afdeling;

U bijstaan en uw verzoeken en vragen beantwoorden;

Het beoordelen van de voorwaarden waaronder wij U onze diensten en producten kunnen aanbieden.

b. Om een met U gesloten overeenkomst uit te voeren of om (pre)contractuele maatregelen uit te voeren.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om onze contracten aan te gaan en uit te voeren, onder meer om:

Neem contact met u op om uw bestelling af te ronden;

Onze diensten en producten aan te bieden;

U bijstaan en uw verzoeken en vragen beantwoorden;

Beheer de contractuele relatie;

Uitreiken, innen en verifiëren van facturen.

c. Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen.

Wij gebruiken en bewaren (archiveren) uw persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen, met inbegrip van onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

d. Om onze legitieme belangen te bevorderen.

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om onze producten en diensten te implementeren en te ontwikkelen, om ons risicobeheer te optimaliseren en om onze wettelijke belangen te verdedigen, met inbegrip van

de veiligheid van onze website te handhaven en deze te beschermen tegen fraude;

De klantentevredenheid evalueren om hun behoeften en verwachtingen beter te begrijpen en zo onze diensten en producten te verbeteren;

Om statistieken op te stellen;

Beheer van klanten, leveranciers en partners (klantenbinding, klantenafspraken, leveranciers en partners);

 Beheer eventuele geschillen;

 Beheer van contacten (beschikken over een adresboek, beheren van een netwerk van contacten);

 Contact opnemen met een persoon op verzoek van een andere persoon (sponsoring).

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
a. Uw persoonsgegevens kunnen namens ons worden verwerkt door vertrouwde dienstverleners.

Voor de uitvoering van bepaalde taken maken wij gebruik van gespecialiseerde partners die optreden als onderaannemers. Wij verstrekken hun alleen de informatie die zij nodig hebben om de dienst uit te voeren en vragen hun uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken. Wij doen altijd ons uiterste best om ervoor te zorgen dat al deze derden met wie wij samenwerken, uw gegevens vertrouwelijk behandelen en beveiligen. Wij kunnen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld ter beschikking stellen van derden die ons helpen bij het verlenen van IT- en opslagdiensten (platformproviders, hostingdiensten, onderhouds- en technische ondersteuningsdiensten).

b. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook aan andere derden verstrekken

Als wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens bekend te maken of te delen om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om onze algemene voorwaarden of andere voorwaarden waarmee u hebt ingestemd, te handhaven of toe te passen;
Of om de rechten, eigendom of veiligheid van PHONOTECH, haar klanten of werknemers te beschermen;
Als wij uw toestemming hebben;
Of als de wet ons dat toestaat.
5. Waar slaan wij uw persoonlijke gegevens op?
Uw gegevens worden opgeslagen in een datacentrum binnen de Europese Unie, overeenkomstig de algemene regelgeving inzake gegevensbescherming.

6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij kunnen uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor de verwerking waarvoor zij zijn verzameld. Meer bepaald wordt een onderscheid gemaakt tussen een bewaarperiode en een archiveringsperiode.

De bewaringstermijn is de maximale gebruiksperiode van uw gegevens voor een specifieke verwerking. Wanneer de termijn verstrijkt (het doel is vervuld of verdwenen, of uw recht van verzet is succesvol gebleken), worden uw gegevens uit onze databank gewist. Zo worden gegevens over prospects maximaal 1 jaar bewaard.

De archiveringsperiode is gebaseerd op onze wettelijke verplichting (om bijvoorbeeld te voldoen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij verplicht uw factuurgegevens maximaal 7 jaar te bewaren) of op de wettelijke noodzaak om uw gegevens langer te bewaren dan de bewaartermijn voor bewijsdoeleinden. Gearchiveerde gegevens zijn alleen toegankelijk met het oog op controle door een bevoegde instantie (bv. de belastingdienst), voor wettig bewijsmateriaal, voor interne auditdoeleinden, enz. De lengte van de archiveringsperiode varieert derhalve van geval tot geval.

7. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?
PHONOTECH hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en neemt alle redelijke voorzorgsmaatregelen om het verlies, het misbruik, de openbaarmaking, de ongeoorloofde toegang tot of de wijziging van dergelijke gegevens te voorkomen.

Zowel technisch (encryptie, anti-virus, firewalls, toegangscontrole, enz.) als organisatorisch (zorgvuldige selectie van werknemers, leveranciers, enz.) worden passende maatregelen genomen om een toereikend beveiligingsniveau te waarborgen. Bovendien worden deze veiligheidsmaatregelen regelmatig geëvalueerd en aangepast om een adequaat beschermingsniveau te waarborgen.

8. Links naar sociale netwerken
Onze website bevat links naar sociale netwerken die wij gebruiken (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter). Gelieve er nota van te nemen dat deze websites hun eigen privacybeleid hebben en dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het gebruik dat deze websites maken van de informatie die verzameld wordt wanneer U op deze links klikt. Wij raden u aan hun beleid te lezen voordat u uw persoonsgegevens aan hen verstrekt.

9. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
a. Recht van toegang.

U hebt recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren (onder voorbehoud van bepaalde beperkingen). U hebt het recht te weten wat de doeleinden van de verwerking zijn, om welke categorieën gegevens het gaat, aan welke categorieën ontvangers de gegevens worden doorgegeven, welke criteria worden gehanteerd om te bepalen hoe lang de gegevens worden bewaard, en welke rechten U ten aanzien van uw gegevens kunt uitoefenen. Wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om de administratieve kosten van het verstrekken van de informatie te dekken. Verzoeken die duidelijk ongegrond, buitensporig of herhaald zijn, kunnen niet worden beantwoord.

b. Recht op rectificatie.

U hebt het recht te verzoeken dat uw persoonsgegevens worden gecorrigeerd indien zij onnauwkeurig of verouderd zijn en/of aangevuld indien zij onvolledig zijn.

c. Recht om te worden gewist (of "recht om te worden vergeten").

In sommige gevallen hebt U het recht om Uw persoonsgegevens te laten wissen of verwijderen. Dit is geen absoluut recht, aangezien wij om wettelijke of legitieme redenen verplicht kunnen zijn uw persoonsgegevens te bewaren.

d. Recht op beperking van de verwerking.

U hebt het recht te verzoeken dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Dit betekent dat wij uw gegevens alleen mogen blijven bewaren, maar niet mogen gebruiken. Dit recht is van toepassing in specifieke omstandigheden onder de GDPR, namelijk:

Wanneer U de juistheid betwist van de persoonsgegevens die wij over U verwerken. In dat geval zal onze verwerking van uw persoonsgegevens worden beperkt gedurende de periode die nodig is om de juistheid van de gegevens te verifiëren;

wanneer U bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. U kunt verzoeken dat de gegevens worden beperkt terwijl wij de redenen voor de verwerking van uw persoonsgegevens nagaan;

wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt, maar u er de voorkeur aan geeft dat wij de verwerking ervan beperken in plaats van ze te wissen;

wanneer wij uw persoonsgegevens niet langer hoeven te verwerken, maar deze nog wel nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

e. Recht van verzet.

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, om redenen die verband houden met uw persoonlijke situatie. PHONOTECH zal de verwerking van uw gegevens staken, tenzij zij kan aantonen dat er dwingende legitieme gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw recht om bezwaar te maken. U hebt het absolute recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden.

f. Recht op gegevensoverdraagbaarheid.

U hebt het recht om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt, terug te krijgen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat of, indien technisch mogelijk, over te dragen aan een derde partij. Dit recht is alleen van toepassing op door U verstrekte gegevens, waarbij de verwerking is gebaseerd op Uw toestemming of op een overeenkomst, en wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen.

g. Recht om uw toestemming in te trekken.

Indien U toestemming hebt gegeven voor de verwerking van Uw persoonsgegevens, kunt U deze toestemming te allen tijde intrekken.

h. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen.

Om uw rechten uit te oefenen, moet U ons een schriftelijk verzoek en een bewijs van identiteit sturen, per post naar SPRL PHONOTECH, Rue des Waides, 8 in 4890 THIMISTER- CLERMONT of per e-mail naar het adres info@dabso.be.

Wij zullen zo spoedig mogelijk en uiterlijk 1 maand na ontvangst van het verzoek antwoorden (behoudens de verlengingen die ons bij wet worden toegestaan).

10. Veranderingen.
In een wereld waarin de technologie voortdurend verandert, kan dit Privacybeleid aan wijzigingen onderhevig zijn. Wij nodigen u uit om de meest recente versie van dit document op onze website te raadplegen en wij zullen u via onze website of andere gebruikelijke communicatiekanalen op de hoogte brengen van eventuele substantiële wijzigingen.

11. Vragen en klachten.
Als U vragen hebt over het gebruik van uw persoonlijke gegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid, kunt U contact met ons opnemen per post op het volgende adres: SPRL PHONOTECH, Rue des Waides, 8 in 4890 THIMISTER-CLERMONT of per e-mail op info@dabso.be.

Bovendien, indien U niet tevreden bent met de verwerking van Uw persoonlijke gegevens door PHONOTECH, heeft U de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit www.autoriteprotectiondonnees.be